ในการเรียนในวันที่ 14 มกราคม พ.ศ.2555 นี้ ได้ความรู้ใหม่ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของ Competency , Workforce Planning , Talent Relationship Management , Job Analysis , Succession Management ซึ่งหัวข้อทั้งหมดนั้นเราสามารถที่จะนำความรู้ใหม่นี้ ไปประยุกต์ใช้กับการทำงานของเราได้อย่างดี ซึ่งผมจะแบ่งความรู้ที่ได้ออกเป็นหัวข้อตามหัวข้อข้างต้น
Competency
เป็นบุคลิกลักษณะที่ซ่อนอยู่ภายในจิตใจของคนเรา ที่สามารถผลักดันให้บุคคลนั้น สร้างผลการปฏิบัติงานที่ดีที่สุดในงานที่ตนรับผิดชอบ การที่บุคคลมีเพียงความฉลาดในการเรียนรู้ยังไม่เพียงพอที่จะทำให้เขาเป็นผู้ที่มีผลการปฏิบัติงานที่โดดเด่นแต่จำเป็นต้องมีแรงผลักดันเบื้องลึก คุณลักษณะส่วนบุคคล แนวคิดในตนเองและการแสดงออกที่เหมาะสมจะทำให้เขาเป็นผู้ที่มีผลงานโดดเด่น โดยขีดความสามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภทคือ
(1).ความสามารถหลัก (Core Competency) คือ บุคลิกลักษณะการแสดงออกของพฤติกรรมของพนักงานทุกคนในองค์การที่สะท้อนให้เห็นถึงความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skill) ทัศนคติ (Attributes) ซึ่งมีความสำคัญในการที่จะปฏิบัติงานให้ประสบความสำเร็จและมีความโดดเด่นกว่าคนอื่นๆ
ความสามารถหลัก (Core Competency) คือ กิจกรรมใดๆก็ตามที่สามารถนำทรัพยากรอันมีค่าขององค์กรมาสร้างประโยชน์ได้สูงกว่ากิจกรรมอื่นๆที่อยู่ในองค์กรเดียวกันในเชิงเปรียบเทียบ หรือกิจกรรมภายในใดๆก็ตามที่มีความสามารถแข่งขันมากกว่ากิจกรรมอื่นๆ ที่อยู่ในองค์กรเดียวกัน เช่น บริษัทหนึ่งมีกิจกรรมหลายอย่างแต่เมื่อเปรียบเทียบแล้ว กิจกรรมที่มีความโดดเด่นกว่ากิจกรรมอื่น คือ การจัดส่งสินค้าหรือการกระจายสินค้า ดังนั้น ความสามารถหลักขององค์กร (Core Competency) คือ การจัดส่งสินค้านั่นเอง (2).ความสามารถด้านการบริหาร (Managerial Competency) คือ ความรู้ ความสามารถด้านการบริหารจัดการ เป็นขีดความสามารถทีมีได้ทั้งในระดับผู้บริหารและระดับพนักงานโดยจะแตกต่างกันตามบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ ซึ่งบุคลากรในองค์กรทุกคนจำเป็นต้องมีในการทำงานเพื่อให้งานสำเร็จ และต้องสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ วิสัยทัศน์ พันธกิจขององค์การ เช่น การวางแผน การบริหารการเปลี่ยนแปลง ความรู้เกี่ยวกับธุรกิจของการไฟฟ้านครหลวง การคำนึงถึงต้นทุน การทำงานเป็นทีม การติดต่อสื่อสาร การแก้ปัญหาและตัดสินใจ ภาวะผู้นำ ความคิดสร้างสรรค์ การเสริมสร้างนวัตกรมใหม่ เป็นต้น
(3).ความสามารถตามตำแหน่งงาน (Functional Competency) คือ ความรู้ ความสามารถในงานซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงความรู้ ทักษะและคุณลักษณะเฉพาะของงานต่าง ๆ เช่น ตำแหน่งวิศวกรไฟฟ้า ควรต้องมีความรู้ทางด้านวิศวกรรม นักบัญชี ควรต้องมีความรู้ทางด้านการบัญชี เป็นต้น
อาจกล่าวได้ว่าขีดความสามารถชนิดเป็นขีดความสามารถเฉพาะบุคคลซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงความรู้ ทักษะ พฤติกรรม และคุณลักษณะของบุคคลที่เกิดขึ้นจริงตามหน้าที่หรืองานที่รับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย แม้ว่าหน้าที่งานเหมือนกัน ไม่จำเป็นว่าคนที่ปฏิบัติงานในหน้าที่นั้นจะต้องมีความสามารถเหมือนกัน
Job Analysis
Job Position (ตำแหน่งงาน)
หมายถึง การกำหนดของงานและพนักงานในองค์กรให้ได้ตำแหน่งงาน รูปแบบที่เป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์การชดเชยตามที่กำหนดระดับของงานในองค์กรตัวอย่าง เช่น พนักงานระดับบริหารจะได้รับค่าจ้างสูงกว่าพนักงานที่ไม่ใช่ผู้บริหาร ผลประโยชน์ที่ไม่ใช่การเงินให้แก่สองระดับที่แตกต่างกันในองค์กรที่ยังแตกต่างกัน
Job Description (รายละเอียดงาน)
หมายถึง ความต้องการขององค์กรที่จะมองหาตำแหน่งงานที่เฉพาะเจาะจง นอกจากนี้ยังอธิบายถึงบทบาทและความรับผิดชอบที่แนบมากับตำแหน่งงาน บทบาทและความรับผิดชอบเป็นปัจจัยที่สำคัญปัจจัยในการประเมินระดับของประสบการณ์การศึกษาทักษะ ฯลฯ จำเป็นสำหรับงาน นอกจากนี้ยังช่วยในการเปรียบเทียบประสิทธิภาพการทำงานที่มาตรฐานงาน
Job Worth
หมายถึง การประเมินความคุ้มค่านั่นคืองานเท่าใดงานที่ก่อให้เกิดองค์กรที่เป็นที่รู้จักกันว่าการประเมินผลงาน รายละเอียดงานใช้ในการวิเคราะห์ความคุ้มค่าของงาน เป็นที่รู้จักกันว่าการประเมินผลงาน บทบาทและความรับผิดชอบจะช่วยในการกำหนดผลลัพธ์ที่ได้จากรายละเอียดของงาน
การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) หมายถึง กระบวนการในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงาน ทั้งในแง่ของลักษณะงาน หน้าที่ ความรับผิดชอบ ชนิดของบุคคล ความรู้ ความสามารถ และทักษะที่ต้องการสำหรับงานเพื่อให้การปฏิบัติงานนั้นๆ บรรลุตามวัตถุประสงค์ โดยจะออกมาในรูปของการบรรยายลักษณะงาน job descriptions และการกำหนดคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงาน job specifications ความสำคัญของการวิเคราะห์งาน
(1). การวิเคราะห์งานเป็นหน้าที่พื้นฐานสำหรับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ และเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับนำไปใช้ในกระบวนการบริหารและการแก้ปัญหางาน พนักงานแต่ละคนจะต้องทราบว่าหน่วยงานที่ตนสังกัดมีภารกิจและขอบเขตอย่างไร จะต้องทราบว่าตนเองมีหน้าที่การงานอย่างไร เพื่อปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับภารกิจของหน่วยงาน
(2). การวิเคราะห์งานทำให้ผู้ดำรงตำแหน่งและผู้บังคับบัญชารู้ชัดในหน้าที่ที่มอบหมายให้ทำ เป็นเครื่องมือช่วยในการควบคุมงานให้บรรลุผลสำเร็จและช่วยประสานงานให้ดำเนินไปได้ด้วยดี
Workforce Planning
การวางแผนกำลังคน คือ การวางกลยุทธ์ด้านกำลังคนให้สอดคล้องกับทิศทางธุรกิจขององค์กร โดยการวิเคราะห์สภาพกำลังคนขององค์กรที่มีอยู่ในปัจจุบัน เปรียบเทียบกับความต้องการกำลังคนในอนาคตว่ามีส่วนต่างของความต้องการอย่างไร เพื่อที่จะพัฒนาหรือวางแผนดำเนินการให้องค์กรบรรลุภารกิจ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ที่วางไว้
“Having the right people with the
right skills doing the right jobs at the right time”
ความสำคัญและประโยชน์ของการวางแผนกำลังคน
(1). เพื่อที่จะใช้กำลังคนให้สอดคล้องกับภารกิจเพื่อให้เกิดความคุ้มค่าสูงสุด
(2). เพื่อที่จะเตรียมกำลังคนทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ สำหรับการเปลี่ยนแปลงที่สามารถเกิดขึ้นได้ทุกเวลาในอนาคต
(3). เป็นเครื่องมือที่จะช่วยในการตัดสินใจในการบริหารทรัพยากรบุคคล
(4). ใช้ประโยชน์จากทรัพยากรได้สูงสุด (right people, right skills, right jobs, right time)
(5). สร้างความเชื่อมโยงระหว่างการจัดการทรัพยากรบุคคล และการวางแผนเชิงกลยุทธ์ของหน่วยงาน
(6). ช่วยให้หน่วยงานสามารถจัดจำนวน ประเภท และระดับทักษะของกำลังคนให้เหมาะสมกับงานในระยะเวลาที่เหมาะสม
(7).ทำให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Talent Relationship Management
Talent หมายถึงบุคคลที่มีความสามารถพิเศษ มีผลงานที่โดดเด่นเหนือบุคคลอื่น
ซึ่งอาจมีลักษณะที่ แตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร โดยขึ้นอยู่กับลักษณะงาน ลักษณะธุรกิจนโยบาย วัฒนธรรมองค์กร และกลยุทธ์ขององค์กรว่าต้องการเดินไปในทิศทางใด
ลักษณะทั่วไปของ Talent หรือมีศักยภาพสูง คือ
1. มีความสามารถ และมีคุณสมบัติในการนำตัวเองไปสู่ความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้น
2. สามารถแก้ปัญหาได้ดี วางแผนป้องกันปัญหาได้
3. เรียนรู้ได้รวดเร็ว
4. มีความกระตือรือร้น
5. มีความคิดสร้างสรรค์
6. มีความเป็นผู้นำ
7. มีวิสัยทัศน์
8. สามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ ทั้งภายในได้แก่ เพื่อนร่วมงาน ผู้บังคับบัญชา ผู้ใต้บังคับบัญชา
รวมถึงการประสานงานกับภายนอก ได้แก่ ลูกค้า คู่ค้า เป็นต้นความสามารถของบุคคลเหล่านี้ จะเป็นปัจจัยสำคัญที่มีอิทธิพลต่อการบรรลุเป้าหมายขององค์กร และบุคคลเหล่นี้จะถูกคาดหวังให้เป็นผู้นำ หรือผู้บริหารระดับสูงขององค์กรในอนาคตการจัดการกับคนเหล่านี้ถือเป็นส่วนสำคัญในการจัดการทุนมนุษย์ (Human Capital Management) ซึ่งเป็นการรักษาประสิทธิภาพขององค์กร ลดอัตราสูญเสียบุคลากรที่มีความรู้และประสบการณ์ และยังนำมาซึ่งความได้เปรียบในการแข่งขันที่ยั่งยืน
กระบวนการจัดการ Talent
1. การสรรหา Talent
2. การคัดเลือกหรือระบุ Talent ขององค์กร
3. การพัฒนา Talent
4. การบริหารและจูงใจ Talent
5. การรักษาคนเก่งไว้ในองค์กร
การสรรหา Talent
ในกระบวนการสรรหา Talent นั้น ถือเป็นขั้นตอนที่มีความสำคัญอย่างยิ่งจนบางบริษัทเช่น Microsoft ต้องตั้งทีมสรรหา Talent ไว้เป็นการเฉพาะเพื่อเพิ่มศักยภาพของการแข่งขัน โดยการไปสัมภาษณ์และรับนักศึกษา ในมหาวิทยาลัยที่กำลังใกล้จบ ในการสรรหาคนเก่งนั้น มีขั้นตอนดังนี้
1. กำหนดคุณสมบัติของบุคคลที่องค์กรอยากได้
2. กำหนดกลุ่มเป้าหมายที่อยากได้
3. หาแหล่งเป้าหมายที่จะเข้าถึงคนเหล่านี้
การพัฒนา Talent
เมื่อระบุได้แล้วว่าใครคือ Talent กระบวนการถัดมาคือ การส่งเสริมคนเก่งให้เป็นคนเก่งยิ่งขึ้น เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของตัวคนเก่งเอง และองค์กรโดยรูปแบบการพัฒนาคนเก่งก็เหมือนกับการพัฒนาบุคคลทั่วไปในองค์กร คือ
1. Training need survey โดยดูจากความต้องการของหน่วยงานและความต้องการของบุคคล
2. On the job training โดยกำหนดขีดความต้องการของบุคคลที่มาปฏิบัติในหน้าที่ของหน่วยงาน และกำหนดกระบวนการวัดผล ไม่ว่าจะในรูปแบบข้อเขียน หรือ ปฏิบัติ
3. Off the job training หรือการอบรมนอกงาน ไม่ว่าจะเป็นการเข้ารับการอบรมพิเศษ Special training หรือการใช้สถานการณ์จำลองและกรณีศึกษา
การบริหารและจูงใจ Talent
สิ่งที่ผู้บริหารระดับสูงให้ความสำคัญประกอบด้วย องค์ประกอบหลัก 3 ส่วน ได้แก่
1. ภาพลักษณ์บริษัทที่ดี
2. ลักษณะงานที่ดี
3. ค่าตอบแทนและรูปแบบการดำเนินชีวิต
การรักษา Talent ไว้ในองค์กร
ต้องเปลี่ยนจากการพยายามเก็บเอาไว้อย่างเดียวมาเป็นการควบคุมทิศทาง ด้วยความยืดหยุ่นสูงเพื่อเปิดโอกาสให้เขาใช้ศักยภาพให้เกิดผลกับองค์กรให้มากที่สุด
การกำหนกกระบวนการการจัดการความสามารถ
องค์กรที่มีการสร้างขึ้นจากคนคนสร้างมูลค่าผ่านกระบวนการทางธุรกิจที่พิสูจน์นวัตกรรมการบริการลูกค้า, การขาย, และอีกหลายกิจกรรมที่สำคัญอื่น ๆ ในฐานะที่เป็นองค์กรที่มุ่งมั่นที่จะบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของมันก็ต้องให้แน่ใจว่ามันมีกระบวนการที่ต่อเนื่องและบูรณาการเพื่อการสรรหาการฝึกอบรมการจัดการสนับสนุนและชดเชยคนเหล่านี้ แผนภูมิต่อไปนี้จะแสดงกระบวนการเสร็จสมบูรณ์
(1). การวางแผนกำลังคน แบบบูรณาการกับแผนธุรกิจของกระบวนการนี้กำหนดแผนการทำงานและแผนการจ้างงาน, การชดเชยงบประมาณและเป้าหมายการจ้างงานสำหรับปี
(2). การสรรหา ผ่านกระบวนการบูรณาการจากการสรรหาการประเมินการประเมินผลและการจ้างงานทางธุรกิจที่ทำให้คนในองค์กร
(3). Onboarding องค์กรจะต้องฝึกอบรมและช่วยให้พนักงานที่จะกลายเป็น Talent อย่างมีประสิทธิภาพ
(4). Performance Management การบริหารจัดการประสิทธิภาพการทำงาน โดยใช้แผนธุรกิจองค์กรกำหนดกระบวนการในการวัดและจัดการพนักงาน
(5). Training & Performance Support การฝึกอบรมและการสนับสนุนประสิทธิภาพการทำงาน
(6). Succession Planning การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง การวางแผนการสืบทอดการทำงานที่สำคัญมากช่วยให้ผู้จัดการและบุคคลที่จะระบุตัวตนของผู้สมัครที่เหมาะสมสำหรับตำแหน่ง
(7). Compensation & Benefits ค่าตอบแทนและประโยชน์ที่ได้รับ
(8). Critical Skills Gap Analysis ที่สำคัญการวิเคราะห์ Gap ทักษะการ นี้เป็นกระบวนการที่เราระบุเป็นสำคัญการทำงานมักจะมองข้ามในหลายอุตสาหกรรมและองค์กรต่างๆ ในขณะที่มักจะทำบนพื้นฐานของโครงการที่จะสามารถ"ทางธุรกิจที่สำคัญ
Succession Planning
การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง หมายถึง การเฟ้นหาบุคคลภายในองค์กรที่เป็น “ดาวเด่น” (Talent) ที่สามารถสร้างผลงานที่ ดีเลิศตามที่ องค์กรคาดหวัง เพื่อให้ดำรงตำแหน่งหนึ่งๆ ทันทีที่ตำแหน่งนั้นๆ ว่างลง โดยทั่วไปองค์กรจะเตรียม“ดาวเด่น” จำนวนไม่น้อยกว่า 3 คนไว้สำหรับรองรับหนึ่งตำแหน่งโดย “ดาวเด่น” ดังกล่าวมีความเหมาะสมทั้งในด้านวัยวุฒิและคุณวุฒิ รวมทั้งมีความพร้อมที่จะดำรงตำแหน่งหนึ่งๆ ที่ว่างลงในทันทีตามที่องค์กรกำหนด อย่างไรก็ตาม ในที่ สุดองค์กรจะคัดเลือกทายาทให้เหลือเพียง 1 คน ด้วยเกณฑ์การ “คัดเลือก” ขององค์กร เพื่อให้ผู้ที่ “พร้อมและเหมาะสมมากที่ สุด” เป็นผู้สืบทอดตำแหน่ง (Successor) ซึ่งถือเป็นการมอบหมายงานที่สำคัญขององค์กรให้แก่ผู้ที่เหมาะสมในเวลาอันควร (Put the right person on the right job at the right time) เพื่อให้งานในความรับผิดชอบของตำแหน่ง ดังกล่าวมีความต่อเนื่อง โดยไม่เกิดการสะดุดไม่ว่ากรณีใดๆ
การคัดเลือกว่าที่ผู้สืบทอดตำแหน่ง (Candidate) เพื่อมาเข้าร่วมในโครงการพัฒนาผู้สืบทอดตำแหน่ง (Successor Development Project) นั้นถือเป็นเรื่องที่สำคัญไม่น้อยไปกว่าการคัดเลือกบุคลากรเข้ามาทำงานในองค์กร เพราะความผิดพลาดของการคัดเลือกคนนอกเข้ามาทำงานเรายังมีช่วงทดลองงานเพื่อให้ตัดสินใจดูว่าจะจ้างเขาต่อไปหรือไม่ แต่การคัดเลือกคนในนี้ ถ้าคัดเลือกมาผิดเมื่อไหร่ เราไม่สามารถบอกเลิกเขากลางทางระหว่างดำเนินโครงการได้ ดังนั้น จึงอยากจะให้องค์กรต่างๆให้ความสำคัญกับกระบวนการในการคัดเลือกว่าที่ผู้สืบทอดตำแหน่งให้มากยิ่งขึ้น จะได้ไม่เสียใจและเสียดายในภายหลัง
ซึ่งเนื้อหาทั้งหมดนั้นผมคิดว่าจะมีประโยชน์ในการนำไปประยุกต์ใช้กับการทำงาน ในการบริหารงาน ซึ่งในปัจจุบันมีสภาวะการเปลี่ยนแปลงของรูปแบบของการทำงาน การบริหารงานที่เปลี่ยนแปลงไป ซึ่งนี่ก็เป็นส่วนหนึ่งที่จะทำให้เราได้เข้าใจรูปแบบและวิธีการในการปรับปรุงการทำงาน และสภาวะการบริหารงานของผู้บริหารในแต่ละองค์กร เพื่อให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงขององค์กร และการเปลี่ยนแปลงผู้บริหารของพนักงานในองค์กร เพื่อที่จะหาจุดสมดุลที่สุดของการทำงานนั่นเอง
